Ostražitost se vyplácí!

Vybudovat fungující úspěšnou firmu, je obrovský kus práce, do které dává její majitel svůj čas, své srdce a mnohdy obětuje své zdraví či manželství … A když už konečně „vše funguje, jak má“, může být potřeba „mít chvíli klid“ silnější než ostražitost, zda je firma opravdu v bezpečí.

Problémy přichází nečekaně

„Poslední roky jsem hodně pracoval na tom, abychom se zabezpečili ekonomicky. Zaměřil jsem se na získání potřebného množství stálých zákazníků a také na rozšíření portfolia služeb. Měl jsem štěstí, protože mám skvělý tým. Vše šlo celkem hladce … samozřejmě bylo i spousta horkých chvilek, ale tím, že jsem se mohl na své lidi spolehnout, vše jsme zvládali…až do chvíle, kdy se jeden z mých klíčových zaměstnanců z vážných rodinných důvodů přestěhoval…“

1.  problém – není na koho delegovat

„Vše se seběhlo tak rychle, že nebylo příliš času předat vše, co měl na starost svému nástupci …vlastně jsem ani žádného nástupce v záloze neměl!“

2. problém – nevíme, co všechno zůstalo viset ve vzduchu

„Víte, pokud máte v týmu lidi, na které není úplné spolehnutí, tak si stále držíte přehled o tom, co všechno tento člověk dělá, jak a proč. Pokud ale máte to štěstí, že je Vám někdo v týmu oporou, s radostí na něj „hodíte část svých starostí“ s velkou úlevou „o toto je postaráno“.  A to se stalo i mě … Tím, že šlo o opravdu schopného pracovníka, postupně na sebe „nabaloval“ spoustu činností, za které nesl plnou zodpovědnost. Tím, že jsme měli poslední roky hodně práce, podcenil jsem zpracování manuálů (kuchařek).“

Krátkodobé dopady

„Dopady to má hlavně na mě… tak, jak jsem se radoval, že už konečně „firma běží“ a já si budu moci odpočinout, tato situace mě naplno vrátila do každodenního chodu firmy. Postupně mapuji vše, co nám zůstalo „viset ve vzduchu“ a minimalizuji dopad na firmu. Naštěstí se mi to celkem daří.“

Dlouhodobé dopady

„Tím, že jsem se zase musel vrátit k operativě, musím odložit některé své plány na další firemní rozvoj…pravděpodobně nás to bude stát několik pěkných zakázek…ale hlavní je, že udržím firmu
a nepoškodíme své jméno.“

Otázky pro Vás k zamyšlení

1. Máte vyřešenou/řešíte zastupitelnost svých „nenahraditelných pomocníků“?
2. Existuje někde sepsané to nejdůležitější, co pro Vás tito lidé řeší?
3. Jak daleko „dopředu přemýšlíte“? Pokud Vás čeká např. generační výměna na některých postech za cca 3-4 roky, je nejvyšší čas začít to zvolna řešit.

🍀 Pokud je pro Vás toto téma aktuální, napište mi.

👍 Zde najdete ukázky manuálů, které v rámci spolupráce pomáhám tvořit mým klientům.

A zde je jedna reference, ve které klientka výstižně popisuje, proč se jí vyplácí tvorba manuálů a systému zaškolení se mnou, byť se jedná o velmi odbornou pozici:

„1. Jaká je Vaše zkušenost se zaškolováním „před“ vytvořením systému zaškolení a „po“ něm?

Jako hlavní nevýhodu nebo problém v zaškolování „bez“ vidím to, že se nedá o „nic opřít“ – slova vždyť jsme to probírali, já Ti to říkala, ukazovala…není čím podložit. A při zaškolování více lidí pak není možné dodržet stejný postup, mohou nastat různé disproporce v poskytnutých informacích (ne záměrně samozřejmě).

Když použiji dopředu připravené manuály, je to velká výhoda, právě při zaškolování více „uživatelů“.

Mám jistotu, že mají všichni stejné a dostupné manuály, glosáře, prostě stejné podmínky a přezkoušení také probíhá naprosto stejně. To mě dává osobně velký smysl.

Rozpitvání na jednotlivé úlohy a přezkušování poskytuje okamžitě zpětnou vazbu zda daný uživatel vše pochopil a je schopen aplikovat a postupovat dál.

Glosáře poskytují dostatek pojmů a poznámek z dané problematiky v širším pojetí.

A navíc použití manuálů školiteli poskytuje obrovskou výhodu, že se na zaškolování nemusí už nijak připravovat – je možno zastoupit se s „kýmkoliv“ z týmu.

2. Jak se Vám se mnou spolupracovalo – co se Vám líbilo a proč?

Spolupráci s Lenkou bych zhodnotila jako perfektní a profesionální. Lenka byla vždy připravená, práce na manuálech měla spád. Myslím, že jsme si spolu sedly i po té lidské stránce a na setkání jsem se vždy těšila.

Příprava manuálů pod vedením Lenky mě pomohla utřídit si myšlenky, detailněji popsat jednotlivé úlohy z pohledu „neznalého“ člověka.

Lenka měla velký cit, jak z člověka dostat všechny potřebné informace a srozumitelně to vždy zpracovat a perfektně popsat.

Měla jsem vždy pocit maximálního využití času při společné práci a vždy nás čekal dobrý výsledek. Vyhovovalo mě, že vše probíhalo s lehkostí a pohodou, zároveň ale s velikou pečlivostí. Např. pokud jsme objevily v manuálu nějakou chybu, nesrovnalost, nebo nás napadla možnost doplnění některých informací, Lenka vždy pečlivě zapracovala do všech souvisejících materiálů.

Sama bych takto manuály nepřipravila nebo za dvojnásobek času a úsilí.“

Ing. Iveta Loudová
COLSYS – AUTOMATIK, a.s – SW analytik senior